Qui doit l'établir
Tout employeur, quelle que soit sa taille : la Sàrl avec un seul salarié, l'indépendant qui emploie un apprenti, l'association qui rémunère un secrétaire. Le certificat concerne chaque personne qui a touché un salaire, des honoraires d'administrateur ou une prestation liée à un rapport de travail passé, retraités compris. Les caisses de pension établissent le même formulaire sous forme d'attestation de rentes. Le document doit être signé, sauf s'il sort d'un système entièrement automatisé. Le formulaire officiel est le formulaire 11 de l'Administration fédérale des contributions, avec son code-barres ; une photocopie ou un modèle maison n'est pas accepté par les cantons.
Quand le remettre
Une fois par an, en début d'année pour l'année civile écoulée, spontanément : l'employé n'a pas à le demander. En pratique, il doit l'avoir en janvier ou février, avant de remplir sa déclaration. Si l'employé quitte l'entreprise en cours d'année, le certificat est établi à la fin des rapports de travail, pas en janvier suivant. Dans plusieurs cantons, dont Vaud, l'employeur envoie aussi un exemplaire directement à l'administration cantonale des impôts ; dans le canton de Vaud, le délai est fixé au 28 février de l'année suivante. Vérifiez la règle de votre canton de siège : elle change d'un canton à l'autre.
Ce qu'il contient, chiffre par chiffre
Le formulaire se lit de haut en bas. Les chiffres 1 à 7 détaillent ce que l'employé a reçu : salaire (1), avantages en nature comme le logement ou la voiture (2), prestations non périodiques telles que bonus ou indemnités de départ (3), prestations en capital (4), participations de collaborateur (5), honoraires d'administrateur (6), autres prestations (7). Le chiffre 8 fait le total brut. Les chiffres 9 et 10 soustraient les cotisations AVS, AI, APG, AC, AANP et la prévoyance professionnelle, rachats compris. Le chiffre 11 donne le salaire net. Le 12 indique l'impôt à la source retenu. Le 13 liste les frais remboursés, effectifs ou forfaitaires, qui ne font pas partie du salaire brut. Le 14 signale les avantages dont l'employeur ne peut pas chiffrer la valeur. Le 15 accueille les remarques, par exemple le règlement de frais approuvé.
Les chiffres du certificat de salaire
Les cases du formulaire 11 et ce qu'on y met, avec un exemple pour un salarié d'une PME.
| Contenu | Exemple | |
|---|---|---|
| 1 – Salaire |
Salaire de base, 13e, heures supplémentaires
|
78 000
|
| 2 – Avantages en nature |
Logement, part privée du véhicule, autres
|
4 644 (voiture)
|
| 3 – Prestations non périodiques |
Bonus, gratification, indemnité de départ
|
5 000
|
| 5 – Participations |
Actions ou options de collaborateur, feuille annexe
|
0
|
| 6 – Honoraires d'administrateur |
Indemnités de conseil d'administration
|
0
|
| 8 – Salaire brut total |
Somme des chiffres 1 à 7
|
87 644
|
| 9 – AVS/AI/APG/AC/AANP |
Part employé des assurances sociales
|
5 700
|
| 10 – Prévoyance professionnelle |
Cotisations LPP ordinaires et rachats
|
4 200
|
| 11 – Salaire net |
Chiffre 8 moins chiffres 9 et 10
|
77 744
|
| 13 – Frais |
Effectifs (13.1) ou forfaitaires (13.2), hors salaire brut
|
3 600 forfait représentation
|
Les cas particuliers qui coûtent cher quand on les oublie
Véhicule de service utilisé à titre privé : 0,9 % du prix d'achat hors TVA par mois, au minimum 150 francs par mois, à déclarer au chiffre 2.2. Une voiture de 43 000 francs donne 387 francs par mois, soit 4 644 francs par an. Le trajet domicile-travail se déclare à la case F. Frais forfaitaires : ils doivent correspondre à peu près aux frais réels et figurer au chiffre 13.2 ; avec un règlement de frais approuvé par votre canton, vous l'indiquez au chiffre 15 avec le canton et la date, et les autres cantons le reconnaissent. Repas : les chèques-repas sont exonérés jusqu'à 180 francs par mois, au-delà on coche la case G. Cadeaux et petits avantages : jusqu'à 600 francs par an pour les cadeaux d'anniversaire ou de Noël, jusqu'à 600 francs pour des billets de spectacle ou de sport, jusqu'à 1 000 francs par cotisation de club ; en dessous, rien à déclarer. Abonnement demi-tarif et place de parc : pas à déclarer. Participations de collaborateur : feuille annexe obligatoire au chiffre 5.
Les erreurs que nous corrigeons le plus souvent
Oublier la part privée du véhicule, ou la calculer sur le prix TTC. Mettre les frais forfaitaires dans le salaire brut au lieu du chiffre 13. Déclarer un bonus au chiffre 1 au lieu du 3. Ne pas cocher la case F alors que l'entreprise paie l'abonnement général. Omettre le certificat d'un employé parti en mars. Utiliser un vieux formulaire ou un modèle Excel sans code-barres. Et la plus fréquente : un total brut qui ne correspond pas à la déclaration annuelle AVS, ce que le fisc détecte immédiatement. Un contrôle croisé entre le décompte AVS, les fiches de salaire et le certificat prend dix minutes par employé et évite une reprise fiscale.
Le certificat électronique
Un logiciel de salaires certifié Swissdec génère le formulaire 11 officiel et transmet les données électroniquement aux cantons qui l'exigent, en même temps que les décomptes AVS, LPP et impôt à la source. C'est la voie que nous utilisons : une saisie, toutes les déclarations. Sans logiciel certifié, l'Administration fédérale des contributions met à disposition un outil gratuit qui produit le formulaire officiel à imprimer et signer.
Questions fréquentes
Ce que les employeurs nous demandent chaque janvier.
Non. L'indépendant en raison individuelle n'est pas salarié : son revenu figure dans ses comptes. En revanche, dès qu'il emploie quelqu'un, il établit un certificat pour chaque employé. Le gérant salarié d'une Sàrl reçoit lui aussi un certificat de sa propre société.
Vous en rééditez un duplicata, identique à l'original, sans changer l'année fiscale ni les montants. Avec un logiciel certifié, c'est une impression.
Oui, dès qu'un salaire est versé, même faible et même si aucune cotisation AVS n'est due en dessous du seuil. Le montant décide du traitement fiscal, pas de l'obligation d'établir le document.
Pour aller plus loin
Guides et prestations liés
Mis à jour le 05/11/26
Montants selon le guide d'établissement du certificat de salaire 2026 de l'Administration fédérale des contributions et les instructions du canton de Vaud.